Для чего нужно штатное расписание организации

Что такое штатное расписание

Штатное расписание – план деятельности персонала компании, определяющий обязанности, ответственность и распределение сотрудников, устанавливая подразделения, отделы, должности и их взаимосвязи. Это помогает оптимизировать работу и обеспечивает чёткое распределение функций каждого работника.

Основные задачи штатного расписания:

• Оптимизация рабочего времени сотрудников, минимизация простоя и перерывов в работе.
• Определение нужного количества персонала для выполнения установленных компанией задач и функций.
• Расчёт заработной платы персонала и каждого отдельного сотрудника.
• Кадровое планирование при найме, увольнении, переводе сотрудников.
• Соблюдение требований закона к рабочему времени, отдыху, отпускам и другим аспектам трудовых отношений.

Законодательная база

Прямого определения документа в трудовом законодательстве нет, но ст.15 ТК РФ устанавливает, что работник должен выполнять обязанности согласно штатному расписанию, а ст.57 ТК РФ указывает про соотношение обязанностей с трудовым договором.

Бланк (унифицированная форма № Т-3) установлен Госкостатом РФ в Постановлении №1 от 05.01.2004, но он является рекомендательным, любая организация имеет право менять вид документа под свои требования.

Кому необходимо штатное расписание

Хотя законодательство РФ не ставит прямое обязательство для работодателей иметь штатное расписание, оно необходимо любой коммерческой организации, если у неё есть сотрудники.

Трудовая инспекция при проведении проверок за отсутствие документа может привлечь компанию к ответственности.

Важно наличие штатного расписания также для самих работников и работодателей:

• Для работников – при подсчёте страхового стажа и оформлении пенсии, когда необходимо провести сверку названий должностей.
• Для работодателей – при возникновении любых споров, например, для доказательства отсутствия свободных рабочих мест при сокращении штата.

Кто не включается в штатное расписание?

В документ вносятся сведения о работниках, которые работают по трудовому договору. Исключение составляют:

• ИП. В отношении индивидуального предпринимателя, работающего самостоятельно, не действуют требования по ведению ряда документов, присущих юридическим лицам, но ИП может вести данный документооборот. Кроме того, вводить штатное расписание потребуется, если индивидуальный предприниматель нанимает сотрудников по трудовому договору.
• Микропредприятия. Согласно ФЗ №348 от 03.07.2016 микропредприятия могут не вести ряд документации, присущей крупным компаниям. Микропредприятие является таковым, если на нём трудится не более 15 человек (постоянно), а ежегодный доход не превышает 120 млн рублей.
• Подрядчики по договору ГПХ. Деятельность данных лиц регламентируется гражданским правом, они только оказывают услуги согласно договору подряда (либо другому договору гражданско-правового характера).
• Самозанятые. Как и подрядчики, правоотношения с самозанятыми регулируются гражданским правом, они также имеют собственные графики работы.

Обратите внимание – если подрядчиков либо самозанятых внести в штатное расписание, трудовая инспекция при проверке может посчитать это нарушением и обязать работодателя заключить трудовой договор, так как фактически вместо гражданско-правовых отношений рабочие обязанности выполняются уже согласно нормам ТК РФ.

Структура штатного расписания

Хотя прямых требований к документу нет, всё же в большинстве случаев, чтобы составить штатное расписание, следует пользоваться унифицированной формой Т-3.

Шапка документа

Тут указывается общая информация, а именно:

• Код документа по классификатору ОКУД – 0301017.
• Наименование компании.
• Код организации по ОКПО.
• Название документа – «Штатное расписание», а также период действия.
• Порядковый номер, дата составления.
• Сведения о том, каким образом утверждён документ.

Основная часть

Составляется в формате таблицы, включает такие пункты:

• Структура компании с указанием подразделений, отделов, а также их взаимосвязей и подчинённости.
• Код каждого подразделения и отдела согласно внутренней документации.
• Перечень должностей с указанием их наименований и функциональных обязанностей. Могут также указываться категории должностей, например, руководящий персонал, специалисты, административный персонал и т.д.
• Число сотрудников, которые должны занимать каждую должность согласно штатному расписанию.
• Тарифная ставка по должности. Может быть в виде фиксированной суммы либо определённые диапазоны.
• Пункты про дополнительные выплаты (надбавки, премии и прочее).
• Общие выплаты.
• Дополнительные столбцы для примечаний.

Заключительная часть

Тут указываются сведения о лицах, кто составил штатное расписание (должности, Ф.И.О., подписи). Обычно к этим лицам относятся главный бухгалтер и руководитель кадрового отдела, но в небольших компаниях это может быть напрямую руководитель.

Правила заполнения штатного расписания

В процессе составления штатного расписания участвуют различные специалисты, такие как бухгалтеры, кадровики и юристы. Основная задача – расчёт численности персонала, определение размера заработной платы и соответствие законодательным нормам.

Чтобы составление проходило корректно, полезно включить описание документа в инструкцию по делопроизводству, указав сроки, правила и ответственных за формирование и подписание.

Кто утверждает штатное расписание

После составления штатного расписания для организации и подписания его уполномоченными лицами оно направляется на утверждение высшему руководству.

Это может быть как руководитель предприятия, так его заместитель либо иные лица (например, специалист отдела по оплате труда).

В крупных компаниях кроме руководства может потребоваться утверждение со стороны профсоюза либо трудовых коллективов, отвечающих за соблюдение прав работников.

Как внести изменения в штатное расписание

Внесение изменений требует определённой процедуры и согласования:

• Определение того, какие изменения необходимы, например, добавление новых должностей, изменение численности персонала или коррекция размеров заработной платы.
• Составление проекта изменений.
• Согласование с заинтересованными сторонами (кадровой службой, бухгалтерией, юридическим отделом).
• Утверждение и подписание изменений.

Следует помнить, что штатное расписание не имеет срока действия, обычно его утверждают на год, а после продляют. Поэтому, если структура организации не меняется долгий срок, стоит проработать механизм продления и указать его во внутренней документации (например, в инструкции по делопроизводству). Внесение изменений либо продление утверждается соответствующим приказом.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

Как указано выше, хотя трудовое законодательство прямо не указывает на обязательное составление штатного расписания (в отличие, например, от трудового договора либо устава организации), контролирующие органы в ходе проверок вправе привлечь работодателя к ответственности за нарушение.

Так, трудовая инспекция может применить санкции за нарушение трудового законодательства согласно ст.5.27 КоАП РФ. ИП получит штраф до 5000 рублей, такую же сумму заплатит должностное лицо (а при повторном правонарушении возможна дисквалификация, то есть лишение права занимать определённую должность сроком до трёх лет), юридическое лицо заплатит до 50 000 рублей.

Есть санкции со стороны налоговой инспекции. Зарплата и прочие выплаты сотрудникам являются расходами компании, и если они не будут документально обоснованы, то налоговые органы не примут данные суммы для целей налогообложения. Также за отсутствие обоснованных расчётов налоговая инспекция дополнительно установит штраф в размере 10000 рублей.

Так как штатное расписание относится к типу внутренних локальных документов, при приёме нового работника ознакомление не обязательно, хотя Роструд рекомендует это делать. В любом случае по данной ситуации ответственность не предусмотрена. Однако по требованию работника работодатель обязан будет предоставить полный документ либо выписку со строками, непосредственно касающимися работника.

Что предлагает компания «Абат Групп»

Мы в компании «Абат Групп» считаем, что эффективное управление персоналом – ключевой компонент успешного развития бизнеса, а правильное составление штатного расписания играет важную роль в обеспечении оптимального функционирования организации.

Мы предлагаем услуги по управлению персоналом, включая разработку, а также внесение изменений в любые уставные документы. Наши специалисты оптимизируют структуру персонала, правильно распределят обязанности и ресурсы в соответствии с развитием бизнеса.

Также занимаемся работой с действующими компаниями – окажем бухгалтерское сопровождение, необходимое при заполнении формы № Т-3, поможем при налоговых проверках.

Гарантируем профессиональное выполнение всех задач по управлению персоналом, освобождая клиентов от рутины и повышая эффективность бизнеса.