Компенсация за неиспользованный отпуск: тонкости расчета

Пристальное внимание кадровиков и бухгалтеров при увольнении сотрудника сосредоточено на расчете, который включает в себя несколько видов выплат. Одним из таких видов выплат и является компенсация за неиспользованный отпуск. Как правильно рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудника, как проверить себя и программу на ошибки в расчетах, как избежать претензий со стороны уволенного сотрудника, а также штрафных санкций - подробно в нашем материале.

Кому положена компенсация за неиспользованный отпуск

Компенсация за неиспользованный отпуск - это оплата сотруднику тех отпускных дней, которые он “заработал” в процессе своей трудовой деятельности у данного конкретного работодателя. Неиспользованным отпуск называется потому что сотрудник уволился до того, как успел воспользоваться положенными ему отпускными днями. И теперь при увольнении работодатель обязан эти дни сотруднику компенсировать в денежном выражении.

ВАЖНО! Лица, с которыми заключен договор подряда (договор оказания услуг) в соответствии с действующими нормами не являются сотрудниками, следовательно, нормы трудового права на них не распространяются, что исключает возможность выплаты компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении. На свое усмотрение юр.лицо или ИП могут прописать положение о компенсации по окончанию выполнения работ, но это сразу же является основанием для признания подмены трудовых отношений гражданско-правовыми.

Ст. 127 ТК РФ гарантирует выплату компенсации за отпуск следующим категориям сотрудников:

• уволившимся по собственному желанию (п.3 ч.1 ст. 77 ТК РФ);
• уволившимся в соответствии с соглашением между работником и работодателем (ст. 78 ТК РФ);
• уволенным по решению работодателя, в том числе и в связи с ликвидацией и в связи сокращением штатной численности (ст. 81 ТК РФ);
• уволенным в связи с отказом о переводе на иную должность по решению медицинского учреждения (п. 8 ч.1 ст. 77 ТК РФ);
• уволенным в связи с отказом переезжать вместе с работодателем в другой регион или город (п.9 ч.1 ст. 77 ТК РФ);
• уволившимся сотрудникам из числа внутренних и внешних совместителей;
• уволившимся сотрудникам, работавшим в организации неполный рабочий день (неделю);
• уволенным в связи с истечением срочного трудового договора, заключенного на срок более чем 2 месяца.

Таким образом, уволенные и уволившиеся по любым основаниям работники обладают правом на получении компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.

ВАЖНО! Если причиной увольнения являются регулярные прогулы или длительное отсутствие по неустановленным причинам (ст. 81 ТК РФ), то работнику все равно полагается компенсация за неиспользованные дни отпуска.

Как рассчитать неиспользованный отпуск

Неиспользованный отпуск складывается из всех дней отпуск, который работник по каким-либо причинам не успел “отгулять” перед своим увольнением. Минимальное количество дней отпуска, которое полагается трудящимся гражданам, 28 дней (ст. 115 ТК РФ).

ВАЖНО! ТК РФ не устанавливает методику расчета дней неиспользованного отпуска. Однако подробный порядок есть в Письме Минтруда от 18.07.2023 № 14-6/ООГ-4763.

Согласно порядку расчета дней неиспользованного отпуска при увольнении, изложенному в Письме Минтруда от 18.07.2023 № 14-6/ООГ-4763, количество дней следует определять следующим образом.

1. Определить период (стаж) работника у данного работодателя.

Что включить в стаж:

• очередные оплачиваемые использованные дни отпуска;
• больничные;
• вынужденные отсутствия, связанные с незаконным отстранением от работы (в том числе и по причине несвоевременно пройденного не по своей вине медосмотра).

Что не включать в стаж (ст. 121 ТК РФ):

• дни отпуска за свой счет, если их количество за 1 календарный год превысило более 14 дней;
• дни прогулов или отсутствий на работе по невыясненным (неуважительным) причинам;
• дни отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет.

ВАЖНО! Дни, которые не включаются в стаж, означают изменение окончания рабочего года сотрудника. Согласно Письму Минтруда № 14-2/В-1045 от 18.10.2016 рабочий год сотрудника сдвигается ровно на то количество дней, которое не включается в стаж. Это означает, что сотруднику придется отработать на N-ое количество дней больше в следующем году, чтобы получить право на полный отпуск в количестве 28 дней. Например, работник в 2022 г. прогулял 3 дня без уважительных причин. И теперь ему, чтобы за 2022 г. получить полные 28 дней, необходимо отработать все смены/дни не до 31.12.2022, а до 03.01.2023 или до 12.01.2023 (если первый рабочий день в новом 2023 г. 09.01.2023г.).

Пример: Григорий Р. проработал в ООО “Игирма” с 01.02.2021 по 31.03.2024. За это время он:

• был в б/с 16 дней (с 01.02.2024 по 16.02.2024) 2 дня (свыше 14 дней в году за свой счет) в стаж не включаются;
• был на больничном 10 дней (с 02.04.2023 по 11.04.2023) - дни в стаж включаются;
• ходил в ежегодный очередной оплачиваемый отпуск на 36 дней (с 02.06.2022 по 21.06.2022 и с 01.10.2023 по 16.10.2023) в стаж включаются;
• был отстранен от работы по причине несвоевременного выданного направления на периодический медицинский осмотр на 1 дней (27.02.2022).

2. Подсчитать количество дней, которые полагаются работнику за указанный период.

Для этого используют формулу:

(Число дней ежегодного отпуска / 12 месяцев) * число полных отработанных месяцев) - количество отгулянных дней отпуска - исключаемые периоды

ООО “Игирма” осуществляет свою деятельность на территории г. Иркутск. Согласно ст. 14 Закона РФ от 19.02.1993 № 4520-1 трудящимся на территории данной местности к основному отпуску, в количестве 28 дней полагаются дополнительные 8 дней, следовательно, количество дней оплачиваемого ежегодного отпуска, положенного Григорию Р., составляет 36 дней.

Итак, за период с 01.02.2021 по 31.03.2024 Григорию Р. полагается следующее количество дней отпуска: (36/12)*38 (11 мес. в 2021 г, 12 мес. в 2022, 12 мес. в 2023, 3 мес. в 2024 г.)=114.

3. Подсчитать количество “неотгулянных” дней.

Григорию Р. за весь период работы в ООО “Игирма” положено 114 дней отпуска. 36 из них он использовал, остается 114-36=78 дней. Именно это количество дней работодатель в лице ООО “Игирма” обязан будет оплатить Григорию Р. после его увольнения.

ВАЖНО! Каждый полный отработанный месяц добавляет к отпуску 2,33 дня. Это необходимо при расчете компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении лиц, проработавших в данного работодателя менее 1 календарного года.

Размер выплат

Основной и самый главный параметр, который требуется при расчете компенсации за неиспользованный отпуск после увольнения - величина среднего заработка сотрудника.

Для расчета среднего заработка существует единая формула:

Зарплата за 12 мес.до увольнения / Количество отработанных дней (часов) = Средний заработок.

ВАЖНО! В случае с расчетом компенсации за неиспользованные дни отпуска применяется иная формула расчета:

Заработная плата сотрудника за расчетный период / 12 / 29,3*

*29,3 - это величина, равная примерному количеству дней в месяце.

Эта формула подходит для тех сотрудников, которые отработали полностью весь расчетный период.

Если сотрудник отработал меньшее количество времени за расчетный период, необходимых для расчета компенсации отпуска при увольнении, то расчет производится по другой формуле:

Заработная плата сотрудника за период / (29,3 * полностью отработанные месяцы + отработанные календарные дни в неполностью отработанном месяце)

После того, как станет известна величина среднего заработка, ее умножают на количество дней отпуска, которые работник не успел по тем или иным причинам использовать до своего увольнения.

Пример: Григорий Р из предыдущего примера. Заработок Григория Р. за март 2023 - февраль 2024 составляет 807 933 руб. 67 коп.

807 933,67/(29,3*11+27), где 29,3 - постоянная величина, 11 - количество полностью отработанных месяцев, 27-количество отработанных календарных дней в феврале 2024 г., Григорий Р. был в отпуске без сохранения оплаты больше 14 календарных дней, поэтому 2 дня сверх лимита в расчет не включаются. Исходя из расчетов среднедневной заработок Григория Р. составил 2313 руб.

В таком случае компенсация при увольнении составит 78*2313=140 414 руб. (до вычета НДФЛ).

ВАЖНО! Помимо сумм заработной платы в состав доходов сотрудника, полученных в период трудовой деятельности у данного работодателя, также входят:

• коэффициенты (работа в условиях Крайнего Севера, работа на территориях с особыми климатическими условиями и т.д.);
• премиальные выплаты;
• доплаты и надбавки, установленные коллективным договором;
• переработки.

Что нельзя включить в состав дохода при расчете среднедневного заработка:

• компенсацию за питание сотрудника в корпоративных столовых;
• оплату билетов до места работы;
• различные виды материальной помощи.

Срок оплаты компенсации за неиспользованный отпуск

Компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается одновременно со всеми прочими выплатами, которые полагаются сотруднику при его увольнении.

В соответствии со ст. 140 ТК РФ компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении необходимо выплатить не позднее последнего рабочего дня сотрудника. Если по каким-либо причинам сотрудник в день увольнения на рабочем месте отсутствует, то выдать ему расчет необходимо не позднее дня, следующего за тем днем, когда работник обратился с письменным заявлением.

Как облагается компенсация

Согласно ст. 217 НК РФ компенсация неиспользованных дней отпуска при увольнении работника является его доходом. И в соответствии с НК РФ подлежит налогообложению, а также начислению страховых взносов наравне с иными доходами работника, получаемым им у работодателя.

Таким образом, на компенсацию неиспользованных дней отпуска при увольнении необходимо начислить и уплатить:

• страховые взносы в СФР на профессиональные риски и травматизм;
• страховые взносы по Единому тарифу (бывшие пенсионные, медицинские и социальные взносы).

Кроме того, с начисленной компенсации при увольнении необходимо удержать и уплатить на Единый налоговый счет НДФЛ.

Штраф за невыплату компенсации

Ответственность работодателя в случае неуплаты (несвоевременной) уплаты компенсации неиспользованных дней при увольнении бывает трех видов: материальная, административная и уголовная.

1. Материальная ответственность предусмотрена ст. 236 ТК РФ. Нормы данной статьи предусматривает обязанность работодателя за каждый неоплаченный день, следующий за днем увольнения сотрудника, перечислить в пользу работника неустойку в размере 1/150 ставки рефинансирования ЦБ РФ. То же самое и касается тех случаев, когда работник обратился с письменным заявлением о выплате ему компенсации. Полагается выплатить все причитающиеся ему суммы не позднее дня следующего за днем подачи письменного заявления (уже после оформления процедуры увольнения).
2. Административная ответственность установлена ст. 5.27, которая гласит, что работодатели несут ответственность за несвоевременную выплату компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении в следующих размерах:
   • ИП от 1 до 5 тыс.руб.;
   • должностные лица организаций - от 10 до 20 тыс.руб.;
   • организации - от 30 до 50 тыс.руб.

     В отдельных случаях могут одновременно привлечь и организацию и её должностное лицо (директора или главного бухгалтера).

3. В УК РФ ст. 145.1 предусмотрены следующие виды наказаний для должностных лиц, умышленно (!) задерживающих выплату компенсаций при увольнении:
   • штраф от 120 до 500 тыс.руб.;
   • лишение права занимать некоторые виды должностей (дисквалификация) от 2 до 3 лет;
   • принудительные работы на срок до 2 лет;
   • лишение свободы до 5 лет.

Что предлагает компания "Абат Групп"

Увольнение сотрудника из компании - всегда стресс. Причем как минимум для 2 людей сразу: для кадровика (надо искать замену и сдавать отчеты) и для бухгалтера-расчетчика (надо правильно рассчитать все причитающиеся выплаты и не ошибиться). Но все же самую большую ответственность и, следовательно, стресс несет директор. Ведь это на его имя недовольный неправильным расчетом или несвоевременно выплаченными деньгами бывший сотрудник будет писать заявление в ГИТ, суд, прокуратуру и прочие не очень приятные российскому предпринимателю инстанции.

Именно поэтому мы настоятельно не рекомендуем легкомысленно относиться даже к такому, казалось бы, рутинному процессу как увольнение. И тем более не доверять на все 100% программам кадрового и бухгалтерского учет. Один неправильно настроенный параметр приводит к непоправимым и фатальным ошибкам во время расчета выплат при увольнении. Рекомендуем обратиться к профессионалам с более чем 10-летней историей из “Абат Групп”.

Специалисты “Абат Групп” в рамках услуги “Кадровый учет”:

С 0 организуют ведение кадрового учета

Правильно рассчитают все необходимые виды выплат при увольнении сотрудников и в необходимый срок перечислят их

Проведут аудит действующей в компании системы кадрового учета

Всегда придут на помощь для решения сложных задач

Обеспечат правовую поддержку предпринимателю в спорных ситуациях по вопросам увольнения

Сотрудничество с “Абат Групп” - это:

• гарантия высокого качества оказываемых услуг: средний стаж наших сотрудников в сфере кадрового учета 10 лет;
• страхование рисков;
• экономия до 40% времени руководителя за счет снижения нагрузки;
• постоянное консультирование и поддержка по любым вопросам кадрового учета и делопроизводства;
• оптимизация кадровых процедур и и отчетности;
• постоянный мониторинг законодательства и своевременная реализация изменений в учете.