Как вести воинский учет в организации

Нормативное регулирование ВУ

Воинский учет в организации - это комплекс мер, направленных на сбор, обработку, хранение и дальнейшую передачу данных о военнообязанных сотрудниках мужского и женского пола, а также о лицах, достигших призывного возраста.

Воинский учет требуется организовывать для целей актуализации сведений, необходимых военкоматам в случае объявления мобилизации и военного положения в стране.

Основным законом, обязывающим работодателей вести воинский учет сотрудников, является Федеральный закон от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (с изм. и доп. от 12.03.2024 г.).

ВАЖНО! Воинский учет ведут только юридические лица всех форм собственности. Индивидуальные предприниматели с наемными работниками не ведут воинский учет. В соответствии с пп. 6 п. 1 ст. 8 Закона № 61-ФЗ «Об обороне» ведение воинского учета обязаны организовать организации (юридические лица) и их должностные лица. Поэтому если сотрудник военкомата требует у ИП с наемным персоналом отчитаться о военнообязанных сотрудниках, то следует обратиться с жалобой на его действия к военному комиссару районного комиссариата. Кроме того, для помощи работодателям при организации и ведению воинского учета разработаны специальные Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях (утв. Генштабом ВС РФ 11.07.2017 г.), в которых содержатся:

• список актуальных документов для целей организации воинского учета;
• унифицированные формы документов и отчетов;
• порядок предоставления отчетности и проведения сверок.

Какие организации встают на воинский учет

Абсолютно все организации независимо от формы собственности обязаны организовать ведение воинского учета. Список юридических лиц, обязанных вести воинский учет:

• ООО;
• АО;
• ПАО;
• НКО.

Кроме того, воинский учёт подразделяется на общий и специальный. Коммерческие и некоммерческие организации ведут в основном общий воинский учет. Организация специального воинского учета относится к ведению тех предприятий, у которых есть бронь на период мобилизации. «Забронированные» сотрудники получают возможность не участвовать в военных действиях, поскольку их нахождение в зоне боевых действий существенно скажется на деятельности компании, в которой они осуществляют свою трудовую деятельность.

Помимо организаций, имеющих бронь, специальный воинский учет ведут в правоохранительных органах:

• ФСИН;
• МВД;
• Росгвардии;
• МЧС.

Воинский учет в организации с 0

Если в организации никогда не велся воинский учет, то первое, что нужно сделать - это издать приказ о назначении лица, ответственного за ведение воинского учета. В идеале, особенно если штатная численность большая, то лучше выделить в штатном расписании отдельную самостоятельную штатную единицу. Если такой возможности нет или в организации не так много военнообязанных сотрудников, то можно возложить ответственность на одного из сотрудников кадровой службы.

Унифицированной формы организационно-распорядительного документа о назначении ответственного лица за ведение воинского учета не существует, поэтому юридические лица вправе выбрать ее самостоятельно.

Далее назначенный приказом ответственный специалист начинает работу по сбору и систематизации данных о военнообязанных сотрудниках. Для этого ему потребуется актуализировать следующие документы кадрового учета:

• паспорта с прописками;
• военные билеты;
• данные о семейном положении и наличии детей.

Собранные данные необходимо актуализировать в программе для ведения кадрового учета в организации (1с:ЗУП, Сбис, Контур и т.д.). Затем приступать к следующим этапам организации ведения воинского учета.

Этапы организации работ по ведению воинского учета

ВАЖНО! Прежде чем начинать активную работу по организации ведения воинского учета необходимо созвониться, а еще лучше посетить лично районный комиссариат. Практика показывает, что даже в рамках одного и того же муниципального образования комиссариаты разных районов городского округа способы по-разному трактовать один и тот же закон. Естественно, что от региона к региону такая практика разночтения будет приобретать всё более и более масштабные формы.

После того как издан приказ о назначении должностного лица, ответственного за ведение воинского учета, собраны и актуализированы все данные по военнообязанным сотрудникам необходимо выполнить следующее:

1. Определить свой военкомат. Сделать это достаточно просто: каждая организация стоит на учете в налоговой определенного района (внутригородского, сельского и т.д.) и, соответственно, находится в подведомстве у такого же района в рамках административного деления. Поэтому на сайте администрации всегда есть телефон приемной, по которому можно дозвониться в воинский комитет администрации города (сельского поселения) и прямо задать вопрос: «а какой у нас военный комиссариат?».
2. Там же на сайте администрации города (сельского поселения) скачать план по воинскому учета с сайта администрации. План абсолютно типовой, можно оставить в неизменном виде, можно добавить или поменять некоторые мероприятия (главное, не противоречить методическим рекомендациям от 11.07.2017 г.)

   ВАЖНО! На плане поставить отметку «согласовано» и оставить место для подписи военного комиссара с указанием его первой буквы имени и фамилии полностью.

3. На сайте администрации своего муниципального образования скачать документы, необходимые для правильной организации воинского учета. Документы могут быть представлены в виде цельной интерактивной системы с подсказками по заполнению.
4. Заполнить основную и самую важную карточку по форме 18. Отправить эту карточку на проверку в администрацию муниципального образования в специальную комиссию (воинский комитет, не комиссариат, пока еще работаем только с администрацией города или сельского поселения) по электронной почте. Карточку по форме 18 можно заполнить и в программах по ведению воинского учета, но скорее всего воинский комитет ее не примет, т.к. для них важно, чтобы карточка была заполнена при помощи их внутренних сервисов.
5. Дождаться ответа от воинского комитета. Комитет присылает обратно карточку по форме 18 с присвоенным номером. Это означает, что организация официально встала на учет и теперь обязана отчитываться в районный военный комиссариат. После получения карточки она распечатывается и отправляется в формирующийся пакет документов.
6. Для сотрудников, которые стоят на учете в том же комиссариате, что и само предприятие, заполняется карточка по форме 10. Она также доступна в электронном виде и формируется при заполнении данных по сотруднику в программах кадрового учета.
7. Для сотрудников, которые состоят на учете в иных военкоматах, заполняется карточка по форме 5. В данную карточку можно включить сразу несколько сотрудников, если они состоят на учете в одном и том же военкомате. Карточку можно отправить с описью вложения по почте.
8. Сформировать пакет документов: приказ о назначении должностного лица, ответственного за ведение воинского учета (2 шт.), план мероприятий по воинскому учету (2 шт.), карточка по форме 18 (2 шт.), карточка по форме 10 (2 шт.) и лично посетить районный комиссариат, чтобы получить от сотрудника отметку на форме 18 о принятии.
9. Сделать скан формы 18 с отметкой сотрудника комиссариата и отправить все это по электронной почте в комиссию администрации муниципального образования.

Как и куда нужно отчитываться

После того, как организована постановка организации на воинский учет, а также предоставлены первичные сведения о военнообязанных сотрудниках, организуется ежегодное представление отчетности.

ВАЖНО! Постановка на учет и первичное предоставление документов на военнообязанных сотрудников происходит в срок до 15 ноября.

Поскольку в настоящее время электронный документооборот с Министерством обороны отсутствует, то все отчеты предоставляются на бумажных носителях. Допускается отправка по почте ценным письмом с описью вложения. Список отчетов, которые обязаны сдавать работодатели в рамках ведения воинского учета:

Какие документы еще могут быть у каждого предприятия для реализации целей по организации воинского учета военнообязанных сотрудников:

• Положение о ведении воинского учета
• Журнал проверок воинского учета для сотрудников военкомата
• Инструкция для специалиста по ведению воинского учета
• Иные документы по запросу военного комиссариата

Можно ли автоматизировать ведение воинского учета

Полностью автоматизировать воинский учет по образу и подобию с налоговым учетом в соответствии с действующим законодательством невозможно. Отсутствие ЭДО подразумевает только личное присутствие в военкомате или отправку документов при помощи почты. Однако работодатель вправе при помощи соответствующего софта автоматизировать следующие процессы внутри самой организации:

1. Заполнение карточки по форме 10 на военнообязанного сотрудника. Ранее упоминалось о том, что все данные в карточку попадают при заполнении сведений, необходимых при трудоустройстве работника.
2. Заполнение сведений в документах о приеме/увольнении военнообязанных сотрудников (призывников).
3. Заполнение сведений об изменении сведений о личных данных работников обоих полов, подлежащих воинскому учету.
4. Формирование списков для ежегодной сверки с комиссариатом по месту учета организации.

ВАЖНО! В настоящий момент военные комиссариаты не в состоянии организовать взаимодействие с ФНС или СФР по вопросам предоставления данных на сотрудников юридических лиц. Именно поэтому обязанность по предоставлению таких сведений целиком и полностью возлагается на работодателя.

Чем грозит нарушение правил воинского учета

С 01.10.2023 г. штрафы на нарушение законодательства в сфере организации и ведения воинского учета в организациях возросли многократно.

Если до 01.10.2023 г. сумма штрафа была в диапазоне 1000 - 5000 руб., то после 1 октября диапазон штрафов варьируется от 40 тыс. руб. до 80 тыс. руб. для должностных лиц организации и 350 тыс. руб.- 500 тыс. руб. для юридических лиц.

Самый большой штраф в размере 500 тыс. руб. грозит организациям, которые:

• не оповестили и не обеспечили явку военнообязанных граждан для призыва на военную службу (в случае получения повестки работодателем);
• не предоставили технику, необходимую для мобилизационных целей и нужд.

За отсутствие ведение воинского учета и, соответственно, непредставление сведений о военнообязанных сотрудниках штраф возлагается на должностных лиц предприятия. Его величина составляет от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.

ВАЖНО! Более подробно с размерами штрафов и основаниями для привлечения к ответственности в рамках организации и ведения воинского учета можно ознакомиться в КоАП РФ (ст. 19.25, ст. 19.38, ст. 21.1-21.7)

Что предлагает компания «Абат Групп»

Организовать воинский учет в организации с 0 можно и самостоятельно, но придется потратить время, нервы и деньги. А реальная угроза многотысячных штрафов скорее не мотивирует, а только создает неблагоприятную и нестабильную профессионально-психологическую обстановку внутри компании. Поэтому гораздо лучше доверить организацию и ведение воинского учета в организации профессионалам из ООО «Абат Групп».

Специалисты ООО «Абат Группы» - это люди с более чем 10-летним стажем и опытом ведения воинского учета. Это люди, которые не боятся ни одного вопроса военного комиссара, и с легкостью и изяществом готовы отстаивать свою точку зрения и правоту в любых спорных ситуациях.

В рамках слуги «Бухгалтерское сопровождение» сотрудники ООО «Абат Групп» полностью возьмут на себя обязанности по ведению воинского учета даже если раньше в организации о нем ничего не слышали.

Сотрудничество с ООО «Абат Групп» - это:

• гарантия высокого качества;
• высокий уровень профессионализма;
• поддержка и забота;
• постоянное консультирование по любым вопросам ведения воинского учета;
• страхование рисков и ответственности.