Порядок и правила получения ЭЦП

В статье от экспертов компании «Абат Групп» расскажем, для чего необходима ЭЦП, каких видов она бывает и как получить электронную подпись юр лицу

Для чего необходима ЭЦП

ЭЦП или электронная цифровая подпись представляет собой закодированный в цифре аналог подписи физического лица, действующего от имени предприятия. ЭЦП используется при совершении всех юридически важных операций, будь то заключение договора с удаленным сотрудником или подача документов на участие в тендере.

ЭЦП значительно упрощает юридическому лицу процедуру взаимодействия между обособленными подразделениями одной компании, поскольку позволяет быстро настроить выгрузку и загрузку ЭДО. Использование ЭЦП дает возможность работать с контрагентами, проверяющими и надзорными органами, которые находятся на значительном удалении от местонахождения организации.

Виды ЭЦП и их отличия

Электронные подписи юридических лиц делятся на 3 вида: простую, неквалифицированную и усиленную квалифицированную.

Простая ЭЦП может быть сгенерирована пользователем самостоятельно, т.е. при помощи кодов, паролей и шифров. Простая ЭЦП используется для:

• совершения банковских операций;
• авторизации на различных порталах (гос.услуги, Минтруд, Ростехнадзор, кабинет налогоплательщика и т.п.).

Неквалифицированная подпись создается при помощи криптографического преобразования данных. Такая подпись хранится либо на флешке, либо установлена в ПК либо в любом облачном хранилище. Неквалифицированная подпись дает больше возможностей, чем простая, поскольку позволяет:

• подписывать документы в рамках ЭДО с контрагентами;
• подписывать внутренние документы компании (приказы, распоряжения).

Усиленная или квалифицированная электронная подпись наделена гораздо большим количеством полномочий и позволяет выполнить большее количество операций. Согласно Закону № 63-фз усиленная ЭЦП представляет собой полный аналог собственноручной подписи, т.е. все документы, подписанные ЭЦП имеют ровно ту же юридическую силу. Кроме того, усиленную ЭЦП можно оформить только в специальном аккредитованном центре и проходит несколько этапов верификации.

Усиленная ЭЦП дает возможность:

• подписывать сторонние документы (договоры с контрагентами, закрывающие бухгалтерские документы, отчетность и т.д.);
• подать документы для участия в торгах и гос. закупках;
• подать документы для регистрации юр. лица, а также для регистрации любых юридических значимых действий;
• подписывать и заверять документы, связанные с кадровым электронным документооборотом;
• заверить документы в рамках проведения проверок и истребовании их проверяющими органами.

Закон позволяет юридическим лицами осуществлять обмен информацией между собой в электронном виде с использованием ЭЦП различных видов. При этом, если напрямую не существует запрета на использование простой или неквалифицированной подписи, как в случае с заключением договоров или участия в торгах, то предприниматели по договоренности между собой в праве пользоваться любым удобным им видом подписи.

Документы для получения электронной подписи

Владельцем ЭЦП юридического лица может быть руководитель юр. лица и любой сотрудник организации, наделенный полномочиями по доверенности. При оформлении квалифицированной ЭЦП понадобятся:

• Заполненное заявление на получение ЭЦП.
• Документ, подтверждающий личность будущего владельца подписи (паспорт гражданина РФ, паспорт иностранного гражданина с заверенным нотариусом переводом). Кроме того, для ускорения процедуру может потребоваться копия документа (всех страниц).
• СНИЛС физ. лица - владельца подписи.
• Документ, подтверждающий полномочия. Обычно это приказ о назначении руководителя. Если ЭЦП получает не руководитель, а иной сотрудник, то для подтверждения полномочий ему выдается доверенность от организации (заверять у нотариуса не нужно).

В качестве дополнительных документов в аккредитованном центре могут запросить Устав и актуальную выписку из ЕГРЮЛ.

Порядок оформления ЭЦП юр лицами

С 01.01.2022г. оформление электронной цифровой подписи для российских компаний всех форм собственности является бесплатным. И выдает их только налоговый орган. Однако для ускорения процесса налоговая наделила специальные аккредитованные удостоверяющие центры специальными полномочиями по оформлению документов на выдачу подписи и дальнейшую передачу ЭЦП владельцам.

Список аккредитованных организаций, имеющих право выдавать ЭЦП (являться посредниками по оформлению и выдаче) представлен на официальном сайте ФНС России. При обращении за выпуском ЭЦП в аккредитованный центр придется оплачивать их услуги. Однако независимо от выбранного способа получения подписи личная явка представителя организации с документами (см. список выше) обязательна.

Где можно использовать электронную подпись

ЭЦП используется предпринимателями:

• при сдаче всех видов и форм отчетности при помощи ТКС;
• при участии в гос. закупках и тендерах (Закон № 54-фз);
• при осуществлении всех видов банковских операций: подписание документов, заказ наличных, выплаты, перечисления и т.д.;
• при участии в судебных разбирательствах и подачи исковых заявлений в суд;
• в кадровом документообороте.

Кроме того, ЭЦП также применяется и в документообороте между контрагентами всех уровней. Именно ЭЦП ставится на договорах, счетах-фактурах, актах и т.п. при внедрении и использовании электронного документооборота.

Как подписать документ ЭЦП

3 способа подписать документы при помощи ЭЦП:

1. Воспользоваться онлайн-сервисами. Для этого нужно выгрузить документ на сайт сервиса, выбрать сертификат, создать файл для подписи и нажать кнопку “подписать”
2. Установить специальное ПО на рабочий компьютер или ноутбук. Принцип действия такой же, как и при использовании онлайн-сервиса только программа может работать в режиме оффлайн
3. Установить специальный модуль в пакет программ Office.

ВАЖНО! Перед тем, как подписывать документы при помощи ЭЦП носитель сертификата подписи (флешка, контейнер) необходимо установить на рабочее устройство, а само устройство должно иметь заранее установленный модуль, позволяющий подписывать документы таким способом.

Что предлагает компания «Абат Групп»

В рамках услуги «Регистрация ООО» специалисты компании «Абат Групп» помогает своим клиентам быстро и без ошибок подготовить весь необходимый пакет документов для получения ЭЦП как в налоговой, так и в аккредитованном центре.

Получение ЭЦП вместе со специалистами «Абат Групп» - это гарантия результата, качественная и квалифицированная помощь, высокий уровень профессионализма и скорости.