Электронный документооборот (ЭДО): для чего нужен и как организовать
В статье от экспертов компании «Абат Групп» расскажем, что такое ЭДО, каких видов бывает, в чем его преимущества и недостатки.
Что такое ЭДО и как это работает
ЭДО или электронный документооборот - это способ взаимодействия между двумя и более участниками делового общения без использования документов в бумажном формате. Отчасти весь процесс передачи документа в электронном виде можно сравнить с отправкой документов по электронной почте, однако в почту можно максимум отправить цветной скан или документ, подписанный при помощи простой ЭЦП, т.е. перечень документов, которые могут быть отправлены таким способом, весьма органичен. И никто из сотрудников (тем более руководства) не станет рисковать репутацией и коммерческой тайной при отправке юридически значимого документа посредством обычной электронке.
ЭДО во многом упрощает (и удешевляет) процесс работы с документами в организации, поскольку:
- экономит время сотрудников при создании, редактировании заполнении документов всех видов и форм;
- снижает затраты на бумагу, офисную канцелярию и услуги курьеров (почты) по доставке документов до получателя;
- ускоряет процессы обмена данными между контрагентами, контролирующими (проверяющими) органами и сотрудниками внутри одной организации;
- снижает риски неправильного заполнения документации, поскольку вся процедура доведена до автоматики.
ЭДО ведется в специализированных программах. Все документы, созданные в системе ЭДО, имеют ровно такую же юридическую силу, как и бумажные, поскольку при передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствие формата документа требованиям действующего законодательства.
Виды электронного документооборота
Электронный документооборот принято делить на 2 большие группы: внутренний и внешний.
Внешний ЭДО предполагает обмен документами со сторонними организациями (партнерами, государственными органами, негосударственными организациями и т.д.).
Внутренний ЭДО осуществляется в рамках одной компании между сотрудниками и подразделениями.
Также ЭДО принято разделять и по видам документов, которыми обмениваются стороны:
- бухгалтерский (накладные, акты, УПД, сверки и т.д.);
- управленческий (приказы, распоряжение);
- кадровый (приказы, трудовые договоры, справки);
- складской (перемещение товаров, ТН и ТТН);
- юридический (договоры, справки);
- архивный;
- производственный (сметы, накладные, отчеты производства, требования-накладные).
В отдельную категорию также выделяют сдачу электронной отчетности при помощи операторов ТКС.
Какие компании обязаны использовать ЭДО
На данный момент на законодательном уровне не существует коммерческих организаций, которые бы полностью были обязаны перейти на ЭДО. Однако, существуют предприятия, для которых использование электронного документооборота в некоторых сферах их деятельности является обязательным. К таким сферам относятся:
- Сдача отчетности (налоговой, бухгалтерской, персонифицированной). Это касается компаний, чья численность сотрудников превышает 10 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ). ВАЖНО! Компании на ОСНО сдают свою налоговую отчетность в электронном виде даже при наличии меньшего числа сотрудников.
- Торговля (покупка, продажа, реализация) маркированными товарами. C 01.01.2022 участники оборота обязаны подавать все сведения о движении маркированных товаров в электронном виде (постановления Правительства № 2464 от 31.12.2020 и № 64 от 28.04.2021.).
- Торговля (покупка, продажа, реализация) товарами, подлежащими прослеживаемости (полный список товаров представлен в Постановлении Правительства № 1110 от 21.07.2021 г.). Закон № 169-фз обязывает продавцов таких товаров обеспечить покупателей электронной счет-фактурой через операторов ТКС.
Отдельно следует упомянуть про бюджетные учреждения. Как раз для них использование ЭДО стало обязательным. Их переход на ЭДО должен быть организован уже с 01.01.2023. Причем применение ЭДО является обязательным как при взаимодействии внутри предприятия, так и при взаимодействии с контрагентами.
Как внедрить ЭДО в организацию
Пошаговый алгоритм по реализации стратегии по переходу на внутренний и внешний ЭДО:
- Подготовить общий приказ по предприятия о переходе на ЭДО. Ознакомить под роспись с данным приказом всех причастных лиц.
- Сделать выборку контрагентов, у которых уже есть ЭДО.
- Провести исследование рынка операторов электронного документооборота и заключить договор на обслуживание.
- Приобрести сертификат ЭЦП. Его изготавливают аккредитованные в Минкомсвязи удостоверяющие центры.
- Установить соответствующее ПО на рабочий сервер и удаленные рабочие места.
- Обучить сотрудников.
- Сделать контрагентам рассылку и пригласить их к обмену электронными документами.
Выбор оператора ЭДО
Хороший и надежный оператор ЭДО - это гарантия бесперебойной работы и минимизации рисков, связанных с нарушением законодательства в сфере использования электронных документов.
Какими критериями должен обладать действительно хороший операторов ЭДО:
- Самое важное и первоочередное условие при выборе оператора - это наличие у него соответствующей аккредитации. Контролирующие органы строго следят за тем чтобы обмен осуществлялся только через аккредитованные центры.
- Функционал. Некоторые операторы ЭДО обладают не всем набором опций, необходимых для компании. Стоит заранее ознакомиться с коммерческим предложением, а лучше отправить собственный запрос и выяснить, какие услуги доступны со сторон оператора.
- Режим работы технической помощи и поддержки. В приоритете - круглосуточная горячая линия.
- Стоимость. Здесь требуется провести работу по анализу рынка и сравнить все действующие предложения, выбрав затем приемлемый вариант.
- Возможность интеграции с другими системами (например, 1с).
Преимущества и недостатки электронного документооборота
Преимущества:
- экономия места, которое бы раньше было отдано под архив для бумажной документации (в этом случае компания получает возможность использовать свои рабочие площади более рационально);
- экономия времени сотрудников. Шаблоны документов, их создание, заполнение и выгрузка могут быть настроены автоматически;
- высокая степень защиты конфиденциальной информации или информации, представляющей коммерческую тайну. Документы внутри электронного документооборота защищены специальным шифром, расшифровать который могут только обладатели сертификатов ЭЦП. Риск, что договор между контрагентами станет достоянием общественности минимален;
- скорость обмена информацией. Изготовление бумажных документов всегда сопряжено с большим количество действий: распечатка, подписание у должностного лица, регистрация и рассылка по контрагентам. При наличии ЭДО в выполнении этих действий не будет необходимости;
- упрощение работы с государственными органами. Получение сверок, сдача отчетности, отправка запросов и сведений происходит значительно быстрее и проще без выездов в учреждения с печатями и бумажными документами. К тому же снижается риск неправильного заполнения форм, поскольку все необходимые формы уже есть на сервере;
- снижение риска потери документов, поскольку все сведения хранятся на специальном сервере в электронном виде и подлежат учету.
Недостатки:
- финансовые затраты на подготовку и внедрение системы;
- длительность процесса внедрения системы, обучения сотрудников;
- оцифровка уже имеющихся бумажных документов.
Что предлагает компания «Абат Групп»
Процесс внедрения ЭДО в организации - это длительный и требующий большого количества внимания со стороны как руководства, так и со стороны рядовых сотрудников. Для того чтобы этот процесс прошел максимально быстро, без ошибок и приносил максимальный эффект компания «Абат Групп» предлагает сделать всю настройку электронного документооборота с 0. При этом участие клиента сводится к минимуму, ведь решение всех проблем компания берет на себя.
В команде «Абат Групп» работают настоящие профессионалы своего дела, которые:
- помогут провести анализ стоимости услуг операторов ЭДО;
- выберут самого надежного и ответственного поставщика;
- подготовят договор на оказание услуг;
- помогут внедрить систему в организацию;
- организуют и проведут обучение для сотрудников, задействованных в системе ЭДО.
